通知公告

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业务指导

瞄准目标 勤奋工作 持续推进我校档案工作新发展

发布日期: 2016年09月14日 09:52 点击量:

尊敬的各位领导、老师们:

下午好!按照会议安排,由我代表档案馆将我校 “十二五”规划实施以来档案工作开展情况向会议做汇报,并就近期档案馆主要工作进行通报,我汇报的题目为《瞄准目标 勤奋工作 持续推进我校档案工作新发展》,请予批评指正!

一、近两年学校档案工作的开展情况。

2011年4月,学校召开档案工作会,通过了学校档案工作“十二五”专项规划,确定了学校档案工作“十二五”目标。即:以档案资源建设为基础,以“数字档案馆”建设为抓手,以提升档案工作服务中心工作、广大师生、校友的能力为核心,优化内部管理,到2015年底努力将学校档案馆建成为具有信息院校特色、在西部高校有重要影响的、重庆市内领先的档案安全保管基地、爱校荣校的教育基地和档案信息服务中心。近两年来,学校全体专兼职档案工作人员瞄准既定目标,勤奋工作,无私奉献,主要完成了以下工作:

1.档案收集难难题取得较大突破,档案资源进一步丰富。近两年,学校专门召开相关会议,就档案收集工作进行布置,陈流汀校长、符明秋副校长专门对档案收集工作提出明确要求。档案馆按规定完成2010、2011年综合档案(含照片、声像、实物)的移交与接收工作,顺利完成毕业生档案转递工作和新生档案建档和收集进馆;做好遗留学生档案转出和职工人事档案的收集整理。同时,学校加大遗留档案接收进馆工作,完成大学城遗留基本建设档案的进馆工作、教改项目档案进馆工作;对软件学院自管学籍时期学籍档案进行催收等。总体来说,档案收集工作相对顺利,档案资源得以较大程度丰富。截止2012年12月,馆藏档案案卷62192卷(袋),以件为保管单位档案12063件,录像光盘163盘,照片28059张,实物522件。其中学生档案两年共接收12136袋,转出9903袋。2012年与2010年同期增长案卷7073卷(袋),以件为保管单位档案1899件,录像光盘58盘,照片2539张。同时,我们各学院也更加重视档案资料的规范化管理,如传媒学院利用建院10周年契机,对学院办学历程进行全面梳理,细致到某一个老师哪一年发的一篇文章,非常完整!

2.档案服务学校重大(重点)工作成效突出。档案馆积极为校内各部门、学院、广大师生以及校友提供档案利用,平均每年提供档案利用和咨询4000余人次。特别是配合学校重大(重点)工作开展,成效突出。如配合学校“中西部高等教育振兴计划”的申报工作,档案馆提供资料为领导及相关部门决策提供了有力的支撑;配合国家审计署对我校债务审计工作开展,档案馆查询了1997年至今的财会档案、1997年至今的所有基本建设项目档案,保证了学校债务审计工作的顺利进行,为学校减债、免债做出积极贡献;配合学校特色主打学科申报工作,为增加学校财政拨款做出贡献;配合南部校区建设工作开展,为南部校区建设少走弯路提供了档案材料支持;配合成教学生学历学籍10年回登工作,保证了我校学籍学历的真实性,保障了校友的权利和学校的声誉等等。同时,档案馆为学校第二次党代会的召开、“十二五”规划的编制、岗位聘任、绩效工资改革也提供了大量的档案查阅,发挥了档案特有的作用。

3.档案资源管理系统建设先行先试,推进顺利。重庆邮电大学档案资源管理系统是基于数字校园建设的全程全网业务系统,该系统作为数字校园组成部分纳入数字校园二期建设。按照数字校园二期建设总体安排,档案馆作了大量的调研工作,细化需求方案,确定了技术方案,克服了接口多、开发和协调任务量大、创新点多、项目资金少对方技术力量投入不够等重重困难,完成了基于数字校园单点登录、主要业务系统数据自动交换、远程分权限访问和利用、数字档案法律效力探索等工作。系统部分功能属国内领先水平的探索和尝试。如系统与学校电子证据取证与保全中心的对接,建立能够确保数字档案法律效力的数字档案远程异地利用平台,是电子档案的异地远程服务一个全新探索,是电子档案离线移交和接收的一个有益尝试,是“无纸化办公”变为可能的一个可行重要支撑条件,突破了档案信息化的瓶颈。该系统已于2012年12月上旬正式上线运行,今年电子档案移交、纸质档案移交著录将全部通过系统进行。

4.校史展览馆工作和档案文化建设初见成效。学校将校史展览作为档案工作的新平台,建成重庆市领先水平的校史展览馆。近两年,校史馆顺利完成12000余名新生的入学校史校情教育;接待包括工信部原部长吴基传、教育部副部长杜占元、中国科学院王志新院士、副军级校友谭万贵、国家教育行政学院代表团等200余批次各类参观。同时,档案馆扩建了校史解说队,每年培养一批新解说员,并将其纳入学校青年志愿者服务队管理。档案馆做到了不论工作时间还是非工作时间,只要学校工作有需要,我们都保证了参观的顺利进行。有做得不周到的地方,也请大家包涵!

我们的工作得到社会的广泛肯定。湖南、四川等省外高校专程赴我校交流档案和校史馆建设工作。重庆市档案局况由志局长专门表扬我校校史馆建设,“直辖以来,我市涌现出了以重钢集团、重庆邮电大学等为代表的厂情、校史和院史档案资料陈列馆(室),有的在全国、在同行业很有影响。”

档案馆积极发挥档案特有的文化传承创新功能,建设重庆市高校独具特色的档案馆文化墙,美化了档案馆工作环境,对学校档案文化和档案工作产生了良好的宣传效应,受到领导以及广大师生的一致好评。档案馆利用馆藏档案资料,开展文献调研,启动重邮精神凝练工作,完成学校精神提炼方案2个,有望产生长远影响。档案馆先后在学校召开的规划会、文化育人工作会等会议上就档案的文化传承创新、档案根源文化、档案育人等做发言,宣传档案工作重要性。

5.档案编研工和档案学术研究再添佳绩。两年内,档案馆如期编辑出版了2本《重庆邮电大学年鉴》;按要求完成重庆市教育年鉴的编写工作;完成2006年重庆市教育年鉴的补编工作,按月向市教委报送重庆邮电大学教育大事记。2011年,在市教委开展的首届教育史志年鉴工作先进集体和先进个人评选表彰中,重庆邮电大学被表彰为为先进集体,

近两年,档案馆新增国家档案局科技计划项目1项,是重庆市高校近年来唯一的一个国家档案局科技计划项目。新增重庆市教育规划项目子项目1项,校社科基金1项。新增并完成了市教委人文社科项目1项;完成校社科基金1项。研究成果《中国档案行政改革探微》获重庆市档案局优秀科技成果三等奖,也是档案馆首次获得该奖项。近两年,以重庆邮电大学档案馆为署名单位发表文章18篇。论文《试论大学文化传承创新与高校档案工作》获川渝高校档案学会第四届年会交流论文一等奖,也殊为不易。

6.档案业务创新出新招、出实效。2011年,档案馆第一次启动并完成了馆藏重要档案的装裱和修护工作。特请专业人士对李鹏、李岚清等名人题词、题字等重要档案进行了装裱和修护工作,完成了100余副题词、题字等重要档案的修裱工作,符合档案的规范管理要求,便于对重要档案的保管和保护。同时,我们积极探索校友、师生书画作品收藏进馆工作,校内书画名家舒自勤、汪载生、何荣藩等书画作品已进馆收藏,另有部分老师同意捐赠作品。

为确保历史声像档案长期可读可用,档案馆专门进行历史声像档案数字化抢救工作全面清理了学校历史声像档案情况,重点对2000年以前形成的历史声像档案进行了数字化抢救工作,同时对2000年以后形成的录像带进行了数字化转制工作,先后赴北京、成都,长期蹲点石桥铺做数字转换,共完成了149盘录像带的转制工作。

7.顺利通过市教委、市档案局《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)贯彻落实情况的检查,被表彰为重庆市档案工作先进集体。2011年6月,市教委、市档案局下发《关于检查<高等学校档案管理办法>贯彻落实情况的通知》(渝教办函〔2011〕266号)文件,要求对高校贯彻教育部27号令情况进行检查。8月,重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局出台《关于评选表彰重庆市档案系统先进集体和先进工作者的通知》(渝人社[2011]219号),鉴于学校这几年档案工作取得的进步,我们将两项工作一起抓,积极申报了重庆市档案工作先进集体。10月,重庆邮电大学作为第一家接受市教委、市档案局27号令贯彻落实情况检查单位,专家组对我校档案工作给予高度评价,认为:学校档案工作领导重视、业务规范;档案干部气正风清、精神面貌好;迎检工作细致充分,工作效果好。2012年2月,在全市档案工作会上,我校档案馆被重庆市人力资源和社会保障局、重庆市档案局联合表彰为重庆市档案工作先进集体,是教育系统唯一的受表彰单位,可以说跨入市内领先行列。12月,学校又被市教委表彰为重庆市教育系统档案工作先进集体。

此外,档案馆承担学校综合统计工作,连续2年被评为重庆市教育系统统计工作先进集体。2012年,学校开展军工保密认证工作,档案馆负责人直接抽调认证办,加班加点,为军工保密认证工作的开展做出了贡献。以上成绩的取得是学校党政领导高度重视,分管领导悉心指导,相关部门的大力支持,全校专兼职档案工作者的共同努力、勤奋工作的结果!

二、学校档案工作与规划目标的差距。

2013年是我们向目标奋进的承上启下关键之年。对照我们的既定目标,差距明显!

1.档案信息化水平需进一步提高。重庆邮电大学是一所以信息科学技术为特色和优势的高等学校。重庆邮电大学档案资源管理系统虽已建成并投入使用,但学校档案数字化加工处理工作尚未启动,“数字档案馆”建设才刚刚起步,与建成体现学校以信息科学技术为特色和优势的档案馆要求差距明显。

2.档案资源建设这个基础还有待加强。近两年,师生档案意识有了一定程度提高,档案收集难题正在破解,也开展了一些遗留档案的收集进馆工作。但是,由于前些年欠账较多,教学、科研、管理、服务等各类完整率不高,仍然有不少档案散落在部门甚至个人手中。

3.档案安全体系做得不够实。我们对档案安全口头强调得多,但应急预案少,实际演练少。要加强日常管理,规范操作流程,确保档案实体和信息绝对安全。

4.档案文化建设任重道远。学校校园文化建设中档案作用的发挥才刚刚起步。对学校长期办学过程所形成的优良传统、学校经验、精神的传承和凝炼、宣传都很不够。

5.档案队伍建设喜忧参半。目前,档案馆专职档案人员仅为7人(含返聘1人),学历、职称、专业、性别较以往得到一定优化;但总体数量偏少,编制数由先前8人降为7人;档案馆管理岗位职数全校最少,仅为1人。兼职档案干部变动频繁。

三、2013年档案工作安排

为缩小这些差距,按计划实现我们目标。2013年,学校档案工作将重点开展以下工作。需要说明的是,我们的常规工作永远都是这些,甚至改朝换代其工作内容都不会有大的改变。

1.档案接收和转出。6月30前完成2012年综合档案接收,暑假前完成毕业生档案转出,2014年寒假前完成新生档案接收。零星学生档案转出等干部人事档案接收和转出。今年综合档案移交全部通过档案资源管理系统进行。今年档案考核继续纳入综合管理考核,主要考核归档及时率、完整率和部门立卷情况;综合档案6月30日以前,档案馆专职馆员可上门进行指导立卷。综合档案移交时间6月30前归档及时率得满分,9月30日前按良好打分,年度档案未归档按不及格直至档案管理项0分。综合档案移交请各单位抓紧时间,优先安排该项工作。学生档案移交时间等类推,到时我们出事务通知,比如毕业生档案移交,7月1日前移交满分,7月5日前良好,7月10日后及时性这一项就不得分了。

2.做好档案管理和档案保护工作,确保档案实体安全和档案信息安全,万无一失。

3.积极为校内各部门、学院、广大师生、校友提供档案利用,档案利用100%响应;积极发挥档案特有的文化传承创新功能,开展口述校史活动。完成2012年重庆邮电大学年鉴编辑出版及重庆市教育年鉴的编写工作,之前我们发布年鉴材料的收集通知,感谢各单位的支持,基本收集齐全。

4.做好校史馆的日常管理和参观接待工作,完成2013级新生入学校史校情教育。

5.牵头完成学校综合统计工作,完成统计数据填报工作。

6.专项工作:完成遗留留学生学籍档案进馆(1999年以来);移通学院校本部运作期间档案进馆;配合开展校史展览馆内容更换和科技专题展览布置。

档案工作是一个关联性极强的工作,全靠各位支持和配合了!希望各单位更加重视档案工作,按期完成工作任务,共同做好学校档案工作。谢谢大家!