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档案工作在创建世界一流大学中的角色和地位

发布日期: 2016年09月14日 09:50 点击量:

文章作者:1    添加时间:2011-11-30 10:10
档案工作在创建世界一流大学中的角色和地位
朱之平   张 军
浙江大学
  [内容提要]  1998年开始,建设若干所世界一流大学成为我国举世瞩目的高等教育重要发展战略之一。服务于学校创建世界一流大学目标,助力学校发展大局,实现从传统档案服务向文件信息存取中枢、档案资源保管基地、档案知识服务中心和大学文化展示平台等角色的转换,是当下高校档案工作的神圣职责,也是实现高校档案工作价值、巩固并提高档案工作地位的主要途径。
  [ ]    档案工作  世界一流大学 角色  地位
一、前言
  1998年,我国政府正式提出并实施建设若干所世界一流大学和一批国际知名的高水平研究型大学的“985工程”。许多知名高校,尤其是北大、清华等9所高校(简称C9),无一不把尽快建成“世界一流大学”作为奋斗目标。服务于学校创建世界一流大学的宏伟目标,与时俱进,改革创新,也成为所在高校档案馆的工作愿景和不懈追求。时至今日,正确认识档案工作在创建世界一流大学中的角色和地位,对于反思近年来的探索和发展,更好地定位和发挥档案工作的独特功能,助力于学校发展大局,提高档案工作的贡献率,实现档案工作的价值诉求,促进档案工作自身发展,无疑具有重要的现实意义。
二、档案工作在创建世界一流大学中的角色和地位
  “角色”是演员在戏剧舞台上依据剧本规定所扮演的某一特定任务的专门用语,后被用于社会学。社会学家认为,社会是一个大舞台,社会中的人就是他所扮演的各种角色的总和。社会角色是指与人们的某种社会地位、身份相一致的一整套权利、义务的行为规范与模式,是人们对某种特定身份的人的行为期望。对于高校档案工作来说,其所承担或扮演的角色不仅要符合高校档案自身的特性,符合学校和社会的期望,最关键的是须符合学校创建世界一流大学的要求。
  (一)文件信息存取中枢。档案馆是学校历史文件和现行文件的归宿地,是文件信息中心。信息技术带来的巨大冲击,虽然使档案管理面临更多更新更复杂的难题,但无可否认的是,它为实现档案的现代化管理以及文件信息的快捷高效存取提供了强大的技术支持,从单纯的文件保管中心转换成为学校文件信息存取中枢,成为档案馆责无旁贷的职责。
  (二)档案资源保管基地。大学历史悠久,人才济济,历代学人在教学、科研、管理工作和活动中直接形成的大量有保存和利用价值的文字、图表、音像等原始记录,它们是大学演变发展的历史记录,是无数学人劳动和智慧的结晶,是学校乃至国家和整个社会的宝贵资源。丰富的馆藏档案反映了大学创建、变迁、发展、建设的历史过程,档案馆则相应成为收集、整理和保管这些宝贵资源的重要基地,为学校的传承、发展提供资源支撑。
  (三)档案知识服务中心。知识经济时代,档案是知识的存储器,档案本身也是一种知识的观念得到广泛认同。以特里·库克(Terry Cook)为首的档案学者们呼吁,档案人员应该“停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者”,实现从传统档案服务到知识服务的过渡,从而“重新坐回上帝的身边”。 [①] 传统的高校档案服务仅基于馆藏档案资源,且资源比较分散,要实现从提供传统档案服务到知识服务的过渡,须利用数字化信息化手段将档案资源转变为集成的知识资源,加强编研,挖掘馆藏、提炼知识,提供高层次的知识产品服务。
  (四)大学文化展示平台。大学是一个具有悠久历史传统和深厚文化底蕴的独特组织,档案作为一所大学发展历史的积淀和原始记录,具有与生俱来的文化内涵与品格,如同一面镜子,真实清晰地记录并反映了一所大学成长、发展的历史文化脉络和风云变幻,是最具有吸引力和渗透力的大学文化承载体,具有重要而独特的文化存储、传播和教育功能。随着大学精神和大学文化建设成为创世界一流大学内涵建设的重要方面,档案馆以独特的馆藏资源为依托,推进挖掘、编研和展览,传承大学精神,传播大学文化,参与校园文化建设,发挥档案的文化教育功能,建成大学文化展示平台,是时代赋予的重要角色。
上述角色定位为正确认识并发挥高校档案工作在学校创建世界一流大学中的作用奠定了思路和依据。随着时代的发展,社会的进步,在内外部环境发生深刻变化之际,高校档案工作需突破传统的思维方式和工作模式,创新理念,调整方式,拓宽领域,为学校创建世界一流大学做好积极贡献。第一,加强档案资源基础建设,积极拓宽档案史料收集、征集渠道,为学校创世界一流大学汇集更多更有价值和意义的档案资源;第二,践行科学发展观,树立以人为本的服务理念,强化以师生为主体的资源基础建设、创新服务方式和服务手段,实现传统档案服务向知识服务过渡;第三,充分利用现代信息化技术,积极推进数字档案馆建设,融入信息化校园的公共服务支撑体系,并探索和开展数字校史博物馆建设,将高校档案馆建设成为档案资源集成和综合利用中心;第四,存真留史,挖掘档案的文化价值,延续学校文脉,传承大学文化遗产,展示、传播大学文化,构筑富有大学特色的档案文化生态环境。
三、世界一流大学和我国高校档案工作现状
  通过国外知名高校参观学习与网站搜索,我们看到,目前公认的世界一流大学,非常重视发挥档案工作对学校发展的促进作用,各校的档案部门都不同程度地担任着文件信息存取中枢、档案资源保管基地、档案知识服务中心和大学文化展示平台的重要角色。他们或设档案馆,或在大学图书馆中设特藏部,专门负责学校档案史料的收集、档案资源的开发利用以及校史史料编纂,重视信息化建设工作,借助门户网站提供档案信息资源,他们基础设施良好、馆藏丰富,是大学教学和科研的信息中心,并且各具特色。例如:哈佛大学档案馆作为美国最早的大学档案馆之一,非常重视校领导尤其是校长在任期内产生和形成的各种档案材料的收集以及民生档案、校史史料收集,保存着200年来的优等生名单和100多年的优等生合照、奖章,纪念品等,并适时在校内举办陈列展览,该馆网站通过网站开放馆藏档案目录,并提供哈佛--拉德克利夫年度报告、哈佛大学校长等馆藏的全文检索和利用;耶鲁大学档案馆保存着该校办学记录和珍贵手稿,是学校历史的查考中心和学校档案文件的存储中心,并广泛收集师生员工、校友的文稿、照片、影音资料,积极开展校史研究,其fortunoff 音影资料中心收集纳粹屠犹幸存者口述资料,树立了以影像记录口述历史的典范,为国内外研究者提供耶鲁大学馆藏档案史料信息指南和咨询,提供档案目录系统查询和丰富的在线信息服务,还编制专题数据库(手稿和档案数字影像数据库)和各种个性化检索工具满足档案查阅者的不同利用需求。
  C9高校是我国创建世界一流大学的第一阵列。通过实地考察调研,我们了解到,近年来,C9高校档案馆在致力于实体档案管理、档案资源开发、提供档案服务等常规工作的同时,积极推进数字档案馆建设,提升学校档案信息化水平,努力拓展档案的宣传教育和文化传承功能,通过开展档案编研、展览,参与或主持校史研究等工作融入大学文化建设,努力从传统档案服务向文件信息存取中枢、档案资源保管基地、档案知识服务中心和大学文化展示平台等角色转换。
  例如,上海交大的数字档案馆建设走在全国高校前列,该馆存量历史、文书、教学、照片、基建档案数字化及馆藏案卷级、文件级著录工作已经完成,历史、文书、人物、照片等档案已实现校园网上档案全文信息的查询及利用,并且该校校园内已形成多馆并存、内容各异的博物馆群:校史博物馆、董浩云航运博物馆、船舶数字博物馆,以及正在筹备之中的钱学森图书馆。南京大学的校史馆与拉贝国际安全区纪念馆则自成特色。浙江大学档案馆目前已形成一馆(校史馆、竺可桢纪念馆)、一刊《浙江大学馆藏档案》、一展(年度专题展览)的档案研发利用特色,初步构建了浙江大学档案文化品牌。
四、浙江大学档案馆的发展思路和构想
  “十一五”期间,浙江大学档案馆全面贯彻落实教育部27号令,记录历史,传承文明,以服务学校发展大局为主导,依托学校良好的科教人文条件,有序开展收集、管理和利用等各项基础业务工作,加大档案依法开放开发力度,建设数字档案馆,优化档案资源整合利用和共享环境,着力开展校史研究,传承“求是”精神,弘扬大学文化,有效促进学校档案事业良性发展,为学校创建世界一流大学做出了积极贡献。
在认真总结 “十一五”工作情况的基础上,浙江大学档案馆紧紧围绕学校建设世界一流大学的目标,精心谋划好未来五年档案事业发展目标和任务,制定既有科学性、前瞻性又切实可行的档案事业发展规划,又好又快地推进档案事业的协调发展,为学校创建世界一流大学提供良好的档案资源支撑服务。
  (一)指导思想
坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,牢牢把握学校在建校120周年前后建成世界一流大学的目标,紧密结合学校发展需求,以人为本,继承创新,与时俱进,强化基础,提升服务,积极开创档案工作新局面。
  (二)总体目标
通过存真留史为学校延续文脉,传承中华文明为主旨,构建世界一流大学的档案资源与信息服务支撑体系,营造良好的档案文化生态环境。建成学校电子文件在线存取中枢、档案资源安全保管基地、档案资源知识服务中心和大学文化传承的展示平台,为学校拔尖创新人才培养、自主创新和社会服务提供高效、快捷、方便的基础支持。
  (三)重点工程
  1、建设具有国际先进水平、支持知识服务创新的数字档案馆及档案利用服务体系。
  集中管理学校各部门在教学、管理、科研活动中产生的各种类型的、具有参考价值的数字档案资产,包括:党政文件材料、人事、财务、基建房产、仪器设备、教学、学生管理、科学研究、外事、出版、后勤服务、网站资讯、新闻声像资料等。利用信息技术手段,对数字档案资产进行存储、管理、挖掘和再利用,进一步提供开放查询服务。实现档案信息资源的主动推送与共享,为学校的学科建设、科研教学、行政管理、文化生活等提供支撑和服务,进一步增强学科创新能力,推动创新拔尖人才培养。
建设电子文件与数字档案的登记备份系统,制定数字档案备份机制,建立并增加双机互备及异地备份策略,进一步健全和完善数字档案信息的安全保障体系与运行机制。利用学校信息化公共服务平台,增强档案开放数据及服务的托管力度,保证数据备份的时效性,建立多级备份体制,确保档案数据的安全性和长期保存的有效性。确保档案数字资源服务系统的正常与安全运行。
建设数字校史博物馆,突破实体校史博物馆在时间和物理空间上的局限,通过立体多维数字化手段集中展示学校百十余年的历史文化、标志成果和特色资源。突显网上互动、模拟体验等诸多功能。数字校史博物馆将是浙大历史文化的集中展现地,学校文化的传承智库,最终成为凝聚广大求是师生校友的精神家园。
  2、通过存真留史,为学校延续文脉,传承大学文化遗产,构筑富有浙江大学特色的档案资源体系和档案文化生态环境。
  建立档案文化生态的最终目的是人类文化的传承。档案信息产生(征集、收集)和消费(编研、展览、利用)分别是档案文化生态链的两极,从构建档案文化生态的两极出发,着眼于档案资源的源头管理和后续研发的路径,以文化遗产抢救和校史研究工作为两翼,结合数字校史博物馆建设和一馆一刊一展档案文化编研展览工作,构建良好的档案文化生态环境,促进学校档案事业的又好又快的发展。
建设“求是师生”民生档案库。浙江大学在百余年办学历史中已凝聚了丰富的档案文化资源,名人荟萃,他们的治学精神、师者风范、人格魅力是中国高等教育史上的优秀典范,是浙大人代代相传的“非物质文化遗产”。他们是学校发展历程中最生动可触的历史,这是一个学校发展历史上不可再生资源,若流逝了就无法挽回和复制。因而抢救性地记录、整理、挖掘、保护、传承他们的成就和精神,更显得迫切而意义深远。通过深入征集、挖掘他们在浙江大学教学、科研、生活所形成的具有重要价值的文字、实物、声像资料,建立全方位、立体化的浙江大学“求是名师”“求是学子”民生档案库,为校史研究提供更鲜活的支撑。
建设以浙江大学正史编撰为核心和主体,以浙江大学纪事、史志编写和重要人物、重要事件、重要成果、重要时期等系列专题研究为两翼和依托的校史研究成果体系,努力形成以成果为根本、以项目为导向、以档案为基础、以史料为佐证、以机制为保证的,成果交流有影响、档案编研有亮点、经费支撑有保障的浙江大学校史研究工作格局。
  3、建设智慧型的档案馆,创造良好的档案事业发展环境支撑
  以紫金港西区档案馆新馆建设为契机,根据学校紫金港西区建设规划和实施进度,积极参与档案馆新馆建设前的调研、设计、论证、方案确定以及验收等工作,合理规划档案馆(校史馆、博物馆)的物理环境,建设高容量存贮空间, 努力把西区新馆建设成为设施现代化、管理智能化的开放型、绿色生态型、环保型档案馆,使之成为西区的标志性文化建筑,支持师生研究、交流、文化传承、知识共享的档案文化环境。为学校档案事业长远发展提供良好的环境资源支撑。
  4、培养一流的档案工作支撑人才队伍
  采取内部培养和外部引进相结合的机制,创造良好的研究型、服务型、管理型人才的成长环境,充分健全人才评价和激励制度,构建一支具有创新研究及服务能力的档案信息化人才队伍。并广泛吸纳社会和师生力量,深化自主型社会化的工作模式,壮大档案工作队伍。
五、结语
  襄政育人,助力科研,传承文化,服务于学校创建世界一流大学目标,是高校档案工作内涵中存在的永恒的价值诉求。结合浙江大学“十二五”档案事业发展规划的探索和思考,我们认为:创建世界一流大学的时代潮流,为高校档案工作带来了新一轮的发展机遇和挑战,我们应积极主动应战,在发展中获得主动,占据先机,实现从传统档案服务向文件信息存取中枢、档案资源保管基地、档案知识服务中心和大学文化展示平台等角色的完美转身,使高校档案事业真正融入到学校创一流的行动中去,发挥高校档案的独特功能,巩固并提高高校档案事业在学校发展大局中的应有地位。

[①] 徐拥军、陈玉萍:传统档案服务向知识服务过渡研究,《北京档案》,2009年第4期,第16—18页