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陈流汀校长在学校档案工作会上的发言(录音整理)

发布日期: 2016年09月14日 09:48 点击量:

文章作者:admin    添加时间:2011-04-27 10:16

尊敬的李局长,各位来宾、老师们、同志们:

今天召开的学校的档案工作会议,我认为有非常重要的意义。至少有以下背景:

第一、这次档案工作会议是我们近年来学校召开的规模最大,规格最高,而且是内容丰富的档案综合会议。

第二、近几年,在《档案法》的指导规范下,教育部、国家档案局专门出台了《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)。对整个高校的档案管理做了一系列新的、更高的要求,同时,市教委、市档案局又专门提出了具体的实施意见。学校按照此要求,又重新制定了学校档案管理的规定,以及相关的实施办法。我们以此为背景,认真贯彻教育部27号令和市教委、市档案局相关文件精神,召开此次会议。

第三、我校正在总结“十一五”工作,启动和规划“十二五”工作,在这个时刻,我们总结“十一五” 档案工作的进步和经验,同时找到我们工作当中的一些差距、困难和不足,规划“十二五”的档案工作的发展,很有意义。

 

会议的任务,我认为有以下三个方面:

第一个方面的任务,是总结工作,肯定成绩,表彰先进。这也是我们按照上级和学校的档案工作管理的规定,定期总结。还要对先进进行鼓励、进行表彰。

第二个方面的任务,就是分析问题、研究规划、部署工作。

第三个方面的任务,就是会训结合,贯彻文件,强化能力。为此邀请了教委的档案室的负责同志、重庆市高教学会档案研究会的秘书长,来为我们进行培训。

在此我代表学校对长期以来,特别是近年来,通过大家的努力,学校在档案工作取得的进步,取得的成绩表示充分的肯定!借此机会,对市档案局、市教委,长期以来对学校档案工作包括相关的信息管理工作的指导和支持表示感谢;特别感谢今天李局长、黄处长,王静秘书长专程来参加学校的档案工作会议!同时,在此也对今天受到表彰的先进集体和先进个人表示热烈的祝贺!

另外,我想再强调三点意见。

第一、增强档案意识,充分认识档案工作的重要作用和意义。

我个人理解,档案工作的重要作用和意义,至少有三个方面:

一是档案有历史的记载和保存的作用,我想这是档案工作的最基本的、最主要的一个作用。档案工作是学校的重要的基础工作,档案是学校历史的记录,档案馆是学校的祠堂。档案是学校的族谱,盛世修志、望族修谱。最近有几个例子,感受很深。去年我校六十周年校庆,在整个收集、整理、展示校史馆的过程中;在整理我校校史的时候;在整理《漫游中国大学——重庆邮电大学》这么一本专门学校介绍的书的时候,学校档案工作提供了大量的、详实的、具体的、生动的数据和材料。比如说:我校是1950年发轫于南山,从1950年第一届培训班的结业照到目前为止的每一届毕业照我们都尽量保管起来,以备后用。在校庆中我们专门搞了一个系统,在校史展览馆的校友园里面进行展示,凡是回来的校友都要去找,都要去看,看了之后都非常的激动。学校的这项工作做得很仔细,很全面。到了近期,随着数码摄影技术的发展,我们收集的照片除了学院的、年级的、专业的,甚至每个班的都有。在这项工作中档案馆做出了巨大贡献。当然除此之外,校友也提供了很多资料。

又比如最近,国家审计署要对我们学校最近十多年——从九七年以来的相关的基建项目进行审计。这个资料,现在有大量的存放在我们的档案馆之中,有十四年之久了。可想而知,如果没有档案馆的专门管理,遇到这类的审计,就无法提供贷款七、八个亿的依据和用途,不能给出一个明确的交代,这是要出大问题的。

再有,大家都看到了昨天晚上的新闻,《新闻联播》报导了胡总书记在清华百年校庆之际,回母校参加庆典。清华大学回赠了他的学籍卡,他感到十分高兴。

再举两个小的例子,是我们了解的。教育部对上海交通大学进行教学评估,其中一个重要项目就是教学管理规范情况,包括教学档案、学籍档案、学生成绩档案等的管理情况。上海交通大学将江总书记当年的学籍档案和成绩单放在最上面。评估组对此十分认可,认定这个肯定是合格的。总书记的成绩单现在还在,说明管理肯定是非常严谨的、非常认真负责的。

还有一个真实的例子,胡总书记的夫人是重庆巴蜀中学的校友。有一次到重庆,她临时提出希望去母校去看一看。这个消息传到了巴蜀中学,巴蜀中学很重视,研究送一个什么样的礼物,想来想去都想不到合适的礼物,后来分管档案资料的同志提了一个建议,说胡总书记的夫人当年在我们学校的毕业照还在,能够找到,可以考虑做礼物送给她。于是学校马上把这个照片拿出去放大,加上一个精美的相框,再加上一个精美的盒子做成礼物。第二天,胡总书记的夫人去了以后,学校就把这个礼物作为一个最正式的、最珍贵的礼物送给胡总书记的夫人。她非常高兴,感到很有意义。

再给大家分享一下我们学校的一个例子。我们比照巴蜀学校的成功做法,去年校庆,我校拜访邬院士,邀请邬院士来参加校庆活动并出任我们第一届校董会的主席。在选择拜访所需的礼物时,校友会和档案馆的同志,提出了当年邬院士在学校(当时是第九研究所)工作时的一组照片学校有存。学校就用这些相片制作了一个非常精美的相册,送给邬院士。当我们把这本相册送到邬院士手中时,邬院士认真翻看相册,用手指着照片上当时一同工作的同事,说这个是谁,那个是谁,询问这个在做什么,那个现在怎么样,感觉非常亲切,非常的高兴!虽然不是什么的金银首饰,仅仅是一个相册。我们心中暗想幸好用了这个礼物,说不定花几千上万购买的礼物,邬院士还不会如此满意。送给邬院士这样的一个相册来珍藏,既表达了学校的一个心意,又让他感受到了母校对他的重视,增加了一份特殊的情感。因此,档案作为历史的记载作用是非常重要的。

二是,档案具有对工作的促进和规范的作用。在日常工作当中,通过档案管理,对各类资料的收集和管理提出了一个更高的、更规范要求,使整个工作的更加规范化和制度化。从现代管理的要素来说,人、财、物,现在还讲时间、空间、还有信息。实际上,档案工作说到底,就是对信息的管理。它的收集、整理、归档、保管、使用、开发、利用,就是对信息管理的流程。因此,按照现代管理的理念和要求,档案管理工作,不止体现它的存储和查询功能,当然这是最基本的要求,要按照新的理念,就是刚才李局长要求的,首先要更新观念,变更成对信息的管理。通过各种信息的有效利用,促进工作,规范工作。

三是,档案具有文化的传承和教育的作用。将死档案变成活档案,发挥档案传承文化、文明和宣传、教育、育人的作用。学校档案馆申报的市级的科研项目,就是从这个角度进行立意,别出心裁。档案馆提出如何用档案资源,对学生进行爱校、荣校,甚至科普的、科学技术的教育,历史传承的教育。李局长在参观了学校的校史馆后,也不禁感慨说:“像你们学校这样,一方面反映学校的历程,同时又反映了信息通信产业领域的发展进程,在高校当中是不多见的。”对我校校史馆进行了充分的肯定。

第二、要认真贯彻档案工作的法规,以及相关文件的精神,依法依规做好学校档案管理工作。

作为校长,虽然我还没有十分详细的研究档案相关法律法规,但基本上还是通读了一两遍,对国家相关的法规、政策文件进行了解、学习。我感到我们档案工作,首先要知道,依照相关的法规文件,认真的执行,学校对各类档案提出了明确的工作规范和管理实施办法,要认真落实。

做好学校档案工作,关键是有法必依。有了相关的管理规定,必须按照相关的管理规定来施行,在现实的工作中就体现为,某些资料要么就需要保存,要么就不需要保存,不存在模棱两可的情况,按照规定需要保存的档案资料就必须保存。因此,这次校庆结束以后,专门搞了一个专题工作,就是研究校庆活动以后,哪些资料、哪些材料,必须送档案馆保存,提了许多具体要求,包括归档的范畴和规格等。这些档案资源可以作为下次大型校庆活动的借鉴,可以为下次校庆、重大活动提供参考。作为一次大型活动的档案资料我们提这样的要求,学校日常工作中产生的各类档案,如学生档案,科技档案,基建后勤、人事、财会等这些非常关键的档案,更应该按照规定进行整理、管理和保存。

因此,我们相关工作人员,要认真学习和了解相关的法规和政策,按照法律法规和相关文件的要求,按照学校的具体实施办法来进行操作。在关键的工作环节上狠抓落实。

第三、明确目标任务,扎实推进档案事业和工作的发展。

这个目标具体体现在学校档案工作汇报中,即:在‘十二五’期间,要努力突破收集的难题,跨越数字鸿沟,强化档案意识,更好的服务于学校的中心工作。而且提出了学校档案工作“十二五”期间的任务是,以档案资源建设为基础,以“数字档案馆”建设为抓手,以提升档案工作服务中心工作、广大师生、校友的能力为核心,优化内部管理,到2015年底努力将学校档案馆建成为具有信息院校特色、在西部高校有重要影响的、重庆市内领先的档案安全保管基地、爱校荣校的教育基地和档案信息服务中心。这里面包含有很多新的要求和新的理念,新的任务,而且提出了一个比较高的目标。以此来推动和引导我们整个学校档案工作进一步向前发展。

具体来讲,首先,要狠抓资源建设。破解档案收集这个环节的难题。使珍贵和宝贵的资源都能够顺利的变成档案馆馆藏。比如说,在校庆期间我们要收集以前有关中央领导,特别是近年来的影像资料,有相当部分收集不齐,原因很简单,由于这部分资料有些保管在二级部门和个人手中,存储条件得不到保障,温度湿度等等要求达不到,因此这些珍贵资料无法提供利用。档案收集是个基础性的工作,在“十二五”期间要努力来破解收集难的问题。

二是,以档案信息化为工作重点,建设数字档案馆,提升档案工作水平和能力。这对档案工作提出了更新的要求,也是体现我们作为信息科学技术为优势的特点的重要方面。目前我们档案馆的规模在重庆高校处于领先水平,但是大概也只能再满足十年发展的需求。因此,如何节省库存空间是我们下一步需要考虑的问题。除了一些必要的文字资料,必须保存以外,其他的部分档案就可以以数字资料的形式来进行保存。因此,我们档案的信息化工作,数字档案馆的建设,应该纳入我们数字校园建设的内容,作为我们档案工作下一步的工作重点之一,来积极推进。

三是,学校档案工作要更好的发挥校史展览馆为展示平台作用,突出档案的文化内涵和育人功能。如何把校史馆作为学校的历史和文明的传承、学校宣传、学生荣校爱校教育、信息通讯知识普及的基地。如何把档案工作和校史展示结合起来,发挥校史馆的重要作用,我认为还要进一步做好相关的工作。

四是,学校要高度重视,健全档案工作体制机制,协调各部门和二级学院齐抓共管,各司其职,共同的做好档案工作。刚才听两个单位,两个个人的经验介绍,感受很深。档案工作,绝对不仅仅是档案馆的工作,就相当于教学工作绝对不仅仅是教务处的工作一样。首先我们学校要高度重视档案工作,要采取积极的措施来推进这项工作。同时,日常的工作、具体的工作,甚至繁杂的工作,还是要靠我们各个部门、各个学院的分管领导和兼职档案工作人员来完成。下一步的工作当中,如何来健全齐抓共管的机制,把档案工作作为我们日常工作的重要环节来认真做好,还需要大家共同努力。只有我们各个学院、各个部门高度重视,在日常的工作当中,在具体的每一个环节上,按照相关的法律法规的要求、程序去做,我们学校的档案工作才有保证,才能够充分的发挥档案工作对学校持续发展的重要作用。

最后,再次感谢我们市档案局,市教委对我们的档案工作、学校工作的支持和关心,再一次感谢我们各个学院、各个部门为学校档案工作、档案事业发展所付出的辛劳,和做出的积极努力。谢谢大家!