通知公告

  • 暂无分类

业务指导

找准方位,布好开局,大力推进学校十二五档案工作再上新台阶

发布日期: 2016年09月14日 09:46 点击量:

文章作者:高永青    添加时间:2011-04-26 10:33

学校档案是学校发展的重要基石,是学校连接过去、现在和未来的纽带。2011年是“十二五”的开局之年,如何找准方位,规划好学校档案工作,对学校的历史负责、更好地服务学校教学科研中心工作,为学校未来留点什么是摆在全校专兼职档案工作者面前的迫切任务。

一、“十一五”期间学校档案工作取得的主要成绩。

“十一五”期间,在各级领导的关心和指导下,在相关部门和各学院的大力支持和配合下,在校办的有力协调下,全体专兼职档案工作者共同努力、抢抓机遇,夯实基础,锐意进取,学校档案工作也取得了较好的成绩。

1.档案组织机构建设持续加强,档案管理体系健全。2006年学校更名为重庆邮电大学,学校改原重庆邮电学院校办综合档案室为重庆邮电大学综合档案室,由隶属关系改为挂靠关系。2008年,教育部颁布《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号),学校对照27号令查找学校档案工作差距,2009年7月,成立重庆邮电大学档案馆,副处级建制,档案组织机构建设进一步加强。同年,学校确立“档案工作由校长领导,分管校领导协助校长负责档案工作”的领导机制,由分管信息化的校领导分管档案馆;2011年,校领导调整分工,校长直接分管档案馆,体现学校对档案工作的重视和期望。同时,学校重新确定各单位分管档案工作领导和兼职档案员,健全了学校档案管理网络体系,为学校档案工作持续发展奠定了组织基础。

2.档案工作制度建设卓有成效。随着学校各项工作的发展,学校原有的档案工作制度已不能很好地规范和指导学校档案工作。27号令颁布实施后,学校重新颁布了《重庆邮电大学档案管理办法》(重邮【2009】232号),确定学校档案工作体制、机制、人员、经费等重大问题。为配合该文件的实施,分管副校长多次听取档案馆工作汇报,先后组织召开教学、科研、人事、学生等档案工作专题会议,研究档案工作业务规范和管理实施办法,2010年11月,学校颁布《重庆邮电大学档案工作规范(管理实施办法)》(重邮【2010】302号),规范第一次将干部档案、学生档案、声像档案、电子档案、实物档案列入档案种类进行管理,同时,档案馆还对档案实体分类办法、档案查阅利用办法等进行了修订,从制度上确保学校档案工作的完整、齐全。

3.档案资源建设和档案馆建设不断加强。2006年至2010年底,档案馆共接收档案33252卷,以件为保管单位7914件,照片档案23897张,转递档案14733卷。截止2010年12月,档案馆馆藏案卷达55119卷,以件保管单位档案10164件,录音磁带、录像磁带、影片档案105盘,照片档案25520张,底图700张。目前已形成党群、行政、教学、科研、声像、实物、电子文件、人事、学生等14大类的档案资源体系。

随着档案资源不断丰富,原有档案馆室已不能满足工作需要,学校将逸夫科技楼负一楼全部作为档案工作用房,档案馆配合逸夫楼的修建,按照档案馆的建设的专门要求做好档案馆建设,如承重要求、消防要求等。新建档案密集架470余立方米,搬迁密集架150立方米;购买档案除湿、消毒设备30台(件),新购办公家具、办公设备一批。为使校内外利用档案开展工作不(少)受影响,档案馆在最炎热暑期加班完成搬迁工作。档案馆办公及库房面积由553平米增加到1100平米,新馆做到办公用房、功能用房、库房三分开,办公室、会议室、查阅利用室宽敞明亮,能满足未来10年档案工作用房要求,档案馆整体条件居重庆市高校领先水平。

学校将校史展览馆建设列为60周年校庆“10件大事”之一,是60周年校庆的精品工程,居重庆市高校领先水平。档案馆全程参与校史展览馆建设,承担校史展览馆日常管理和维护职责。目前,校史展览馆已成为宣传学校工作和反映科技进步的重要窗口、爱校荣校和科普教育的重要基地,是档案工作展示的一个新平台。

4.档案利用和档案编研及研究工作取得较大进展。“十一五”期间,年利用档案超过2000人次,年利用卷次超过4500卷,积极服务学校教学科研、党政管理、后勤服务等各项工作;积极服务广大校友,为校友提供中英文学籍服务400余人次。积极做好《重庆邮电大学年鉴》的编辑和出版工作;按要求完成重庆市教育志、南岸区教育志、重庆市教育年鉴、重庆市教育大事记等各项编写任务。以学校60周年校庆为契机,编辑出版了《重庆邮电大学历任领导图略(1950-2010)》,并参与《重庆邮电大学校史(2000-2010)》和《漫游中国大学—重庆邮电大学》的编写工作。“十一五”期间,以重庆邮电大学为署名单位公开发表论文20余篇,其中核心期刊 8篇,参加档案学术交流会议获奖论文5篇,其中1篇获中国高教学会档案工作分会学术论文一等奖,1篇论文被评选为中国档案工作者年会优秀论文;主持完成校社科基金项目1项,申请立项校级社科基金项目1项;2010年牵头成功申报市教委重点教改项目1项,是档案馆(综合档案室)第一次牵头承担市级科研、教改项目。

5.档案信息化建设稳步推进。学校自2003年开始使用档案管理软件进行档案管理,是重庆市高校较早注重档案信息化的单位之一。“十一五”期间,继续使用世纪科怡标准网络版,完成每年综合档案的数据录入和原文挂接工作,推进档案数字化工作,截止2010年12月,档案馆馆藏电子数据达到50G。2008年,学校完成了重庆邮电大学档案信息网的建立,同时在档案信息网挂接新生档案管理数据库、毕业生档案管理数据库,提高了学生档案管理的信息化水平。同时,档案馆加大档案信息化调研和数字档案馆建设前期准备工作,2010年档案馆形成了数字档案馆建设需求方案,已获学校同意纳入数字校园二期建设。

6.档案工作队伍得到优化。“十一五”期间,为满足学校档案工作开展需要,学校不断调整和充实档案专职干部队伍,人员由最少时4人增加至现在7人。新增人员相对素质较高,其中硕士研究生2名, 1名为情报学专业硕士。截止2010年底,档案馆有档案高级专业技术职称3名,中级职称3名,初级职称1名。学历、职称、专业乃至性别结构都得到一定优化。

二、当前学校档案工作中存在的主要问题。

回顾十一五,学校档案工作取得了一定成绩并奠定了良好基础。但是,我们必须清醒地看到,学校档案工作与高水平教学研究型大学的要求仍有较大差距;横向比较,与兄弟学校的差距也有增大趋势。在学校档案工作建设发展的过程中,存在的问题亟待破解,具体为:

1.档案收集难的难题没有有效破解,档案的齐全、完整及准确存在不安全因素。各单位归档的及时性和完整性比较差,档案馆多次催收但效果不理想。如按照学校档案管理规定,第二年3月份开始收第一年办理完毕的档案,6月份之前应当全部归档。实际上截止目前2009年档案接收刚刚完成。更有一些重要的土地、房屋、科研、外事、声像、教学、党群、行政等各类档案不同程度存在着收集不齐全现象,不少档案散失在部门甚至个人手中。如学校新征土地近1000亩,但尚没有征地相关档案移交至档案馆;大学城公司承建的工程项目档案没有归档;再如学校部分重大科研项目已结题甚至已经报奖,但档案馆无相关项目档案材料;前几年,学校部分二级学院自行管理学生学籍,这部分学生的学籍档案档案馆也没有完整收藏。教务处、成人教育学院都有学历证书已经颁发但学校没有存档的情况。

2. 广大师生的档案意识还比较薄弱。由于专职馆员人手紧张等原因,学校档案宣传教育工作几乎停滞。不少师生员工认为档案工作只是档案馆的事,与其他部门无关;档案馆只是管理一堆故纸,越是有保留价值的档案资料越是不归档、不移交,档案意识淡薄。档案意识的薄弱直接导致档案工作“三纳入、四同步”无法落实,很多事项档案馆也没有参加,进而导致档案业务指导不全面、不准确,档案馆也不知道学校到底还有哪些重要文件没有归档。

3.档案信息化水平较低,不能体现学校以信息科学技术为特色和优势。重庆邮电大学是一所以信息科学技术为特色和优势的高等学校,是重庆市高校中较早采用专门软件进行档案管理的高校之一,但和重庆市兄弟院校相比,学校档案工作尚不能体现学校以信息科学技术为特色和优势。目前,重庆市部分高校已经开始将档案信息化工作纳入数字校园整体建设,如重庆大学3期投入400万元建成数字档案馆,能够通过网络实现档案数字化管理。重庆工商大学也已启动档案信息化工程,实行网络归档。

4.档案专职干部队伍亟需加强,专兼职档案干部队伍稳定性有待加强。目前,档案馆除承担学校各类档案管理外,还承担了学校年鉴编辑出版、地方志及教育年鉴材料报送、校史展览馆的日常管理、综合统计等工作,专职档案干部仅为7人,总体数量偏少;7人中档案及相关专业仅为2人,专职干部专业化水平有待提高。同时,专职人员的进修学习机会偏少;对学校档案工作主动思考还有待提高,把职业当成事业的少。和校内其他管理部门相比,档案馆工作人员学历结构也偏低,档案馆硕士学位比例仅为43%。另外,档案馆管理岗位职数全校最少,仅为1人。就兼职档案员而言,更换频繁,不少单位都将档案工作交给尚未熟悉业务的新同志。总之,人员的数量和质量与档案工作的科学管理和档案工作现代化需要尚有差距。

三、十二五期间学校档案工作的目标和任务。

十二五是学校建设高水平教学研究型大学的关键时期,也是学校档案工作上水平上台阶的关键时期。目前,学校档案工作已经具备重庆市高校领先的档案馆室硬件、领先的档案工作展示平台、领先的档案学研究水平等基础和优势,在学校领导的关心重视下,相关部门的大力支持下,学校档案工作将按照市教委、市档案局要求,努力突破收集难题、跨越数字鸿沟、强化档案意识、提升管理水平,更好的服务学校中心工作。学校档案工作“十二五”发展目标是:以档案资源建设为基础,以“数字档案馆”建设为抓手,以提升档案工作服务中心工作、广大师生、校友的能力为核心,优化内部管理,到2015年底努力将学校档案馆建成为具有信息院校特色、在西部高校有重要影响的、重庆市内领先的档案安全保管基地、爱校荣校的教育基地和档案信息服务中心。

具体为:

1. 以档案资源建设为基础,加大档案收集、征集力度,不断丰富档案馆藏,提升馆藏质量,优化馆藏结构。按照学校各类档案归档范围,加大对各二级部门和学院兼职档案人员的业务指导,做好档案的收集工作;注重档案工作与业务工作的同步开展,做好重大活动、重大事件档案接收和征集工作,更加注重新型载体档案的收集工作,丰富电子档案库、影像档案库、实物档案库等内容,优化馆藏结构;有计划地开展学校散存档案、校园文化轶事(趣事)、口述校史等档案的征集工作,弘扬学校精神,丰富校园文化。

2.以“数字档案馆”建设为抓手,加快业务创新,持续提升档案管理专业化水平和服务水平。按照数字校园二期建设步骤,启动并完成数字档案馆规划和建设工作,加强学校重要档案的数字化工作和对重要、珍贵档案原件的修复、修缮工作,努力建成体现学校信息化特色和优势、市内高校领先水平的数字档案馆。继续做好档案信息网建设。注重档案保管环境建设,开展一次档案库房整体消毒、除虫工作。注重档案业务研究,将档案馆主持的重点教改项目顺利结题,并争取新立市级项目1至2项并顺利结题。除继续做好年鉴编辑工作外,争取每年出版1项编研成果,积极开展科学研究,撰写相关论文。更加注重员工服务意识的培养和养成,增强档案服务工作的主动性和前瞻性,使档案开发利用更加具有针对性和实用性;积极探索提供多样化的档案服务。建好网上校史展览馆,拓宽展览馆的育人形式。

3.持续完善档案工作制度体系,优化内部管理,推进档案管理科学化进程。结合学校档案工作发展实际,制定和修订档案工作制度。启动档案工作会和档案培训会议,提高师生档案意识;启动档案奖惩机制,每两年表彰一次先进;注重档案安全建设,建立健全档案安全责任追究制和档案安全保管长效机制;加强档案库房安全设施建设,更加注重档案实体安全和档案信息安全;做好校史展览馆的日常管理工作,发挥校史展览馆的育人功能。发扬档案工作者恪尽职守、敢于争先的品格,使学校档案工作步入重庆市档案工作先进行列。

4.继续加大档案专兼职干部队伍建设力度,为学校档案工作发展提供人力保障。为满足学校档案工作的发展需要,有区别地对待档案人才的选拔和任用工作,争取引进1至2名档案专业相关或计算机专业相关的硕士研究生学历以上的工作人员,满足档案馆运转需求;加大专职人员专业水平培训,结合国家档案局、重庆市档案局、重庆市教委的培训计划及学术交流活动,为员工创造较好的培训和学习机会。鼓励职工晋升职称,争取档案干部队伍有正高职称人员领衔,使得档案专职人员在职称结构、年龄结构、学历结构、性别结构趋向合理。按照“不专职、但要专业”的兼职干部建设思路,加大兼职干部队伍的培训力度,创造条件让兼职档案员参加档案系列的会议和培训。

四、2011年学校档案工作的初步安排。

1.做好档案工作“十二、五”规划编制工作,顺利启动档案馆“十二、五”规划部分工作。按照学校数字校园建设总体安排,将数字档案馆建设纳入数字校园二期建设。

2.召开重庆邮电大学档案工作会议,表彰重庆邮电大学档案工作先进集体和个人,举办档案工作培训会。

3.按部就班做好2010年档案管理日常工作。3月至6月做好综合档案接收,7月转出学生档案,9月新进教工档案接收,12月新生档案接收。

4.做好重庆邮电大学年鉴2010的编撰工作,按要求配合做好《重庆邮电大学校史(2000-2010)》的编写工作。

5.做好校史馆日常管理工作,发挥校史馆宣传功效和育人功能。

6.启动重要题词题字的修表工作,对档案库房进行一次整体消毒和杀虫工作。

7.做好移通学院财务档案的接收工作;催收软件学院遗留学籍档案、基建后勤处大学城公司遗留档案等。

8.以《高校质量工程项目规范与创新》项目实施为契机,规范学校质量工程档案。

希望各单位更加重视档案工作,继续给予支持配合,按期完成工作任务,做好学校档案工作